Komm zu uns

Jesionowa Straße 15

40-159 Katowice

Schreiben Sie uns

biuro@finestro.tax

Ruf uns an

+49 152 123 4567

07 October 2025

KSeF – neue Verpflichtung für Unternehmer ab 2026. Wie sich vorbereiten?

In der Welt der Steuern sind Veränderungen an der Tagesordnung. Bereits im Jahr 2026 werden polnische Unternehmer vor der Pflicht stehen, den Nationalen e-Rechnungs-System (KSeF). Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że to tylko kolejna formalność. W rzeczywistości jednak KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania procesów w firmie – od systemów informatycznych po procedury księgowe. W FINESTRO od wielu miesięcy analizujemy przepisy i przygotowujemy się do nadchodzących zmian, aby nasi klienci mogli bezpiecznie i sprawnie wejść w nową rzeczywistość.

Obowiązkowy KSeF – terminy, które musisz znać

1 lutego 2026 r. – obowiązkowo dla firm, które w 2025 roku osiągną sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto.
1 kwietnia 2026 r. – obowiązkowo dla pozostałych podatników, w tym zwolnionych z VAT.
1 stycznia 2027 r. – obowiązkowo dla najmniejszych firm (sprzedaż fakturowana ≤ 10 tys. zł miesięcznie).

KSeF w praktyce – co oznacza dla przedsiębiorcy?

Faktury będą wystawiane wyłącznie w KSeF – w jednolitym formacie wymaganym przez Ministerstwo Finansów.
Faktury od kontrahentów trafią automatycznie do KSeF – zniknie potrzeba przesyłania ich mailem czy w wersji papierowej (z wyjątkiem sytuacji awaryjnych).
Każdy użytkownik będzie musiał mieć nadane indywidualne uprawnienia (np. pracownicy, biuro rachunkowe, zarząd), co pozwoli określić, kto może wystawiać faktury, a kto tylko je przeglądać.
Każda faktura otrzyma unikalny numer KSeF, który stanie się głównym identyfikatorem dokumentu przy rozliczeniach.

Najczęstsze błędy, których warto unikać

Brak wcześniejszych testów systemu i wdrażanie „na ostatnią chwilę”.
Nieuwzględnienie KSeF w procedurach wewnętrznych (np. faktura bez akceptacji kosztów).
Przekonanie, że KSeF zastąpi księgowego.
Brak przygotowania procedur awaryjnych na wypadek niedostępności systemu.

Właśnie tu rola profesjonalnego biura rachunkowego jest nieoceniona – pomagamy wyłapać ryzyka, zanim staną się kosztowym problemem.

Krok po kroku do KSeF – wsparcie FINESTRO

Przygotowanie firmy do KSeF wymaga uporządkowania kilku kluczowych obszarów. W Finestro wspieramy przedsiębiorców w tym procesie – doradzamy, wskazujemy najlepsze praktyki i dbamy o kwestie podatkowe oraz księgowe:

Obowiązki i terminy – wyjaśnimy, od kiedy KSeF obejmie Twoją firmę i co to oznacza w praktyce.
Procesy księgowe i sprzedażowe – pokażemy, jak dostosować codzienny obieg faktur i proces ich zatwierdzania w firmie do nowych zasad KSeF.
Programy sprzedażowe i systemy do wystawiania faktur – podpowiemy, na co zwrócić uwagę przy ich wyborze lub aktualizacji, aby były zgodne z KSeF.
Dobór narzędzi – omówimy dostępne rozwiązania (aplikacje MF, systemy komercyjne) i pomożemy w podjęciu decyzji.
Dostęp i uwierzytelnienie – pokażemy, jak działa logowanie (profil zaufany, podpis kwalifikowany, certyfikat MF, formularz ZAW-FA).
Uprawnienia – wyjaśnimy, jak określić uprawnienia dla pracowników, biura rachunkowego i współpracowników. / jak nadać odpowiednie uprawnienia w KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu i współpracownikom.
Testy praktyczne – pokażemy, jak skorzystać ze środowiska testowego KSeF, w którym można wystawić próbne faktury i sprawdzić poprawność potwierdzeń (UPO).
Szkolenie zespołu – przekażemy przedsiębiorcy niezbędną wiedzę, dzięki której będzie mógł przygotować swoich pracowników do korzystania z KSeF.
Procedury wewnętrzne – podpowiemy, jak uporządkować obieg dokumentów, aby współpraca z księgowością była zgodna z wymogami KSeF.
Komunikacja z kontrahentami – doradzimy, jak ustalić z partnerami zasady wymiany faktur i postępowania w sytuacjach awaryjnych / wskażemy, jakie kwestie warto uzgodnić z partnerami biznesowymi w związku z KSeF (np. sposób pobierania i udostępniania faktur).
Monitoring zmian – na bieżąco będziemy informować o komunikatach MF i aktualizacjach.

Dlaczego KSeF nie zastąpi księgowego?

KSeF to narzędzie techniczne. Ułatwia wystawianie i odbiór faktur, ale nie zastąpi wiedzy i doświadczenia księgowego.

KSeF:

nie uwzględnia przepisów podatkowych przy rozliczeniach,
nie rozlicza list płac, kosztów i przychodów,
nie sporządza deklaracji i sprawozdań,
nie rozstrzyga, w jakim zakresie VAT podlega odliczeniu,
nie kontroluje poprawności rozliczeń podatkowych.

Dlatego rola księgowego i biura rachunkowego pozostaje kluczowa – KSeF ułatwia przesyłanie faktur, ale zgodność podatkową zapewnią dopiero eksperci.

Podsumowanie

KSeF to obowiązek, którego nie unikniemy. Kluczem do sukcesu jest:

die angemessene Planung von Maßnahmen und Fristen,
die Überprüfung der Funktionalität von KSeF in der Testumgebung,
die Ordnung des Dokumentenflusses und die Vorbereitung des Teams.

BeiFINESTRO sorgen wir dafür, dass unsere Kunden diesen Prozess sicher und geordnet durchlaufen. Durch die Zusammenarbeit mit uns wird Ihr Unternehmen auf KSeF vorbereitet – sowohl technisch als auch prozedural und steuerlich.

Neueste Beiträge

Lineal, Pauschalbesteuerung oder vielleicht ein Steuersatz? Welche Steuerform sollte man für sein Unternehmen wählen?

08 January 2026

Die Wahl der Besteuerungsform ist eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Gründung eines Unternehmens. Sie bestimmt, welcher Teil des Einkommens nach Zahlung von Steuern und Abgaben zu Ihrer Verfügung bleibt.