Tule meie juurde

Jesionowa tn 15

40-159 Katowice

Kirjuta meile

biuro@finestro.tax

Helista meile

+48 539 922 105

07 October 2025

KSeF – uus kohustus ettevõtjatele alates 2026. aastast. Kuidas valmistuda?

Maksumaailmas on muutused igapäevased. Juba 2026. aastal seisavad Poola ettevõtjad silmitsi kohustusega kasutadaRiiklikku e-arvete süsteemi (KSeF). Esmapilgul võib tunduda, et see on vaid veel üks ametlik nõue. Tegelikult vajabKSeFõigeid ettevalmistusi ettevõtte protsesside osas – alates infotehnoloogilistest süsteemidest kuni raamatupidamisprotseduurideni. MeieFINESTROoleme juba mitu kuud analüüsinud seadusi ja valmistunud tulevasteks muudatusteks, et meie kliendid saaksid ohutult ja tõhusalt siseneda uude reaalsusesse.

Kohustuslik KSeF – tähtajad, mida pead teadma

1. veebruar 2026. – kohustuslik ettevõtetele, kelle müük ületab 200 miljonit PLN brutos 2025. aastal.
1. aprill 2026. – kohustuslik teistele maksukohustuslastele, sealhulgas käibemaksust vabastatud.
1. jaanuar 2027. – kohustuslik kõige väiksematele ettevõtetele (arveldatud müük ≤ 10 000 PLN kuus).

KSeF praktikas – mida see ettevõtjale tähendab?

Arved esitatakse ainult KSeF-is – ühtses vormingus, mida nõuab rahandusministeerium.
Arved tarnijatelt jõuavad automaatselt KSeF-i – kaob vajadus saata neid e-posti või paberiversioonina (välja arvatud hädaolukordades).
Igal kasutajal peab olema määratud individuaalsed õigused (nt töötajad, raamatupidamisbüroo, juhtkond), mis määravad, kes võib arveid välja anda ja kes neid vaid vaatab.
Iga arve saab unikaalse KSeF numbri, mis saab dokumendi peamiseks tuvastajaks arveldamisel.

Kõige levinumad vead, mida tuleks vältida

Varasemate süsteemi testide puudumine ja „viimase hetke” rakendamine.
KSeF-i mittearvestamine sisepäringutes (nt arve ilma kulude heakskiiduta).
Veendumus, et KSeF asendab raamatupidajat.
Hädaolukordade protseduuride ettevalmistamise puudumine süsteemi kättesaamatuse korral.

Just siin on professionaalse raamatupidamisbüroo roll hindamatu – aitame tuvastada riske, enne kui need muutuvad kulukaks probleemiks.

Samm-sammult KSeF-i suunas – tugiFINESTRO

Ettevõtte ettevalmistamine KSeF-iks nõuab mitme võtmevaldkonna korrastamist. MeieFinestrotoetame ettevõtjaid selle protsessi käigus – anname nõu, näitame parimaid praktikaid ja hoolitseme maksualaste ja raamatupidamislike küsimuste eest:

Kohustused ja tähtajad – selgitame, millal KSeF teie ettevõtet hõlmama hakkab ja mida see praktikas tähendab.
Raamatupidamis- ja müügiprotsessid – näitame, kuidas kohandada igapäevast arvevoogu ja nende heakskiitmise protsessi uute KSeF reeglitega.
Müügisüsteemid ja arveid välja andvad süsteemid –anname nõu, millele tähelepanu pöörata nende valimisel või uuendamisel, et need oleksid KSeF-iga kooskõlas.
Tööriistade valik – arutame olemasolevaid lahendusi (MF rakendused, kommertssystemid) ja aitame otsuse tegemisel.
Juurdepääs ja autentimine – näitame, kuidas toimub sisselogimine (usaldusväärne profiil, kvalifitseeritud allkiri, MF sertifikaat, ZAW-FA vorm).
Õigused – selgitame, kuidas määrata õigusi töötajatele, raamatupidamisbüroole ja koostööpartneritele. / kuidas anda KSeF-is töötajatele, raamatupidamisbüroole ja koostööpartneritele õiged õigused.
Praktilised testid – näitame, kuidas kasutada KSeF-i testkeskkonda, kus saab esitada prooviarveid ja kontrollida kinnituste (UPO) õigsust.
Meeskonna koolitus – edastame ettevõtjale vajalikud teadmised, et ta saaks valmistada oma töötajad ette KSeF-i kasutamiseks.
Sisesed protseduurid – anname nõu, kuidas korrastada dokumentide voogu, et koostöö raamatupidamisega vastaks KSeF-i nõuetele.
Suhtlemine tarnijatega – anname nõu, kuidas partneritega kokku leppida arvevahetuse ja hädaolukordade menetlemise reeglid / näitame, millised küsimused on KSeF-i osas äripartneritega kokku leppimist väärt (nt arveid hankimise ja jagamise viis).
Muutuste jälgimine – anname pidevalt teada MF teadetest ja uuendustest.

Miks KSeF ei asenda raamatupidajat?

KSeF on tehniline tööriist. See lihtsustab arve väljastamist ja vastuvõtmist, kuid ei asenda raamatupidaja teadmisi ja kogemusi.

KSeF:

ei arvestata maksuseadusi arveldamisel,
ei arvestata palgaliste, kulude ja tulude arvestust,
ei koostata deklaratsioone ja aruandeid,
ei otsusta, millises ulatuses saab käibemaksu tagasi nõuda,
ei kontrolli maksuarvestuse õigsust.

Seetõttu jääb raamatupidaja ja raamatupidamisbüroo roll keskseks –KSeFlihtsustab arvete edastamist, kuid maksude vastavuse tagavad alles eksperdid.

Kokkuvõte

KSeF on kohustus, mida me ei saa vältida.Edu võti on:

tegevuste ja tähtaegade õige planeerimine,
KSeFi toimimise kontrollimine testkeskkonnas,
dokumendivoogude korrastamine ja meeskonna ettevalmistamine.

Meie juuresFINESTROkandame hoolt selle eest, et meie kliendid läbiksid selle protsessi turvaliselt ja korrastatult. Koostöös meiega on teie ettevõte valmis KSeF-iks – tehnilisest, protseduurilisest ja maksustamisest lähtuvalt.

Viimased postitused

Ruler, lump sum, or maybe tax scale? What form of taxation should you choose for your business?

08 January 2026

Maksuvormi valimine on üks tähtsamaid otsuseid ettevõtluse alustamisel. See määrab, kui suur osa tulust jääb teie käsutusse pärast maksude ja maksete tasumist. Poola seadus annab ettevõtjatele mitmeid võimalusi — igal

Loe rohkem