ul. Jesionowa 15
40-159 Katowice
Napisz do nas
biuro@finestro.tax
Zadzwoń do nas
+48 539 922 105
KSeF – nowy obowiązek dla przedsiębiorców od 2026 roku. Jak się przygotować?
W świecie podatków zmiany to codzienność. Już w 2026 roku polscy przedsiębiorcy staną przed obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że to tylko kolejna formalność. W rzeczywistości jednak KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania procesów w firmie – od systemów informatycznych po procedury księgowe. W FINESTRO od wielu miesięcy analizujemy przepisy i przygotowujemy się do nadchodzących zmian, aby nasi klienci mogli bezpiecznie i sprawnie wejść w nową rzeczywistość.
Obowiązkowy KSeF – terminy, które musisz znać
- 1 lutego 2026 r. – obowiązkowo dla firm, które w 2025 roku osiągną sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązkowo dla pozostałych podatników, w tym zwolnionych z VAT.
- 1 stycznia 2027 r. – obowiązkowo dla najmniejszych firm (sprzedaż fakturowana ≤ 10 tys. zł miesięcznie).
KSeF w praktyce – co oznacza dla przedsiębiorcy?
- Faktury będą wystawiane wyłącznie w KSeF – w jednolitym formacie wymaganym przez Ministerstwo Finansów.
- Faktury od kontrahentów trafią automatycznie do KSeF – zniknie potrzeba przesyłania ich mailem czy w wersji papierowej (z wyjątkiem sytuacji awaryjnych).
- Każdy użytkownik będzie musiał mieć nadane indywidualne uprawnienia (np. pracownicy, biuro rachunkowe, zarząd), co pozwoli określić, kto może wystawiać faktury, a kto tylko je przeglądać.
- Każda faktura otrzyma unikalny numer KSeF, który stanie się głównym identyfikatorem dokumentu przy rozliczeniach.
Najczęstsze błędy, których warto unikać
- Brak wcześniejszych testów systemu i wdrażanie „na ostatnią chwilę”.
- Nieuwzględnienie KSeF w procedurach wewnętrznych (np. faktura bez akceptacji kosztów).
- Przekonanie, że KSeF zastąpi księgowego.
- Brak przygotowania procedur awaryjnych na wypadek niedostępności systemu.
Właśnie tu rola profesjonalnego biura rachunkowego jest nieoceniona – pomagamy wyłapać ryzyka, zanim staną się kosztowym problemem.
Krok po kroku do KSeF – wsparcie FINESTRO
Przygotowanie firmy do KSeF wymaga uporządkowania kilku kluczowych obszarów. W Finestro wspieramy przedsiębiorców w tym procesie – doradzamy, wskazujemy najlepsze praktyki i dbamy o kwestie podatkowe oraz księgowe:
- Obowiązki i terminy – wyjaśnimy, od kiedy KSeF obejmie Twoją firmę i co to oznacza w praktyce.
- Procesy księgowe i sprzedażowe – pokażemy, jak dostosować codzienny obieg faktur i proces ich zatwierdzania w firmie do nowych zasad KSeF.
- Programy sprzedażowe i systemy do wystawiania faktur – podpowiemy, na co zwrócić uwagę przy ich wyborze lub aktualizacji, aby były zgodne z KSeF.
- Dobór narzędzi – omówimy dostępne rozwiązania (aplikacje MF, systemy komercyjne) i pomożemy w podjęciu decyzji.
- Dostęp i uwierzytelnienie – pokażemy, jak działa logowanie (profil zaufany, podpis kwalifikowany, certyfikat MF, formularz ZAW-FA).
- Uprawnienia – wyjaśnimy, jak określić uprawnienia dla pracowników, biura rachunkowego i współpracowników. / jak nadać odpowiednie uprawnienia w KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu i współpracownikom.
- Testy praktyczne – pokażemy, jak skorzystać ze środowiska testowego KSeF, w którym można wystawić próbne faktury i sprawdzić poprawność potwierdzeń (UPO).
- Szkolenie zespołu – przekażemy przedsiębiorcy niezbędną wiedzę, dzięki której będzie mógł przygotować swoich pracowników do korzystania z KSeF.
- Procedury wewnętrzne – podpowiemy, jak uporządkować obieg dokumentów, aby współpraca z księgowością była zgodna z wymogami KSeF.
- Komunikacja z kontrahentami – doradzimy, jak ustalić z partnerami zasady wymiany faktur i postępowania w sytuacjach awaryjnych / wskażemy, jakie kwestie warto uzgodnić z partnerami biznesowymi w związku z KSeF (np. sposób pobierania i udostępniania faktur).
- Monitoring zmian – na bieżąco będziemy informować o komunikatach MF i aktualizacjach.
Dlaczego KSeF nie zastąpi księgowego?
KSeF to narzędzie techniczne. Ułatwia wystawianie i odbiór faktur, ale nie zastąpi wiedzy i doświadczenia księgowego.
KSeF:
- nie uwzględnia przepisów podatkowych przy rozliczeniach,
- nie rozlicza list płac, kosztów i przychodów,
- nie sporządza deklaracji i sprawozdań,
- nie rozstrzyga, w jakim zakresie VAT podlega odliczeniu,
- nie kontroluje poprawności rozliczeń podatkowych.
Dlatego rola księgowego i biura rachunkowego pozostaje kluczowa – KSeF ułatwia przesyłanie faktur, ale zgodność podatkową zapewnią dopiero eksperci.
Podsumowanie
KSeF to obowiązek, którego nie unikniemy. Kluczem do sukcesu jest:
- odpowiednie zaplanowanie działań i terminów,
- sprawdzenie działania KSeF w środowisku testowym,
- uporządkowanie obiegu dokumentów i przygotowanie zespołu.
W FINESTRO dbamy o to, aby nasi klienci przeszli ten proces w sposób bezpieczny i uporządkowany. Dzięki współpracy z nami Twoja firma będzie gotowa na KSeF – od strony technicznej, proceduralnej i podatkowej.
Najnowsze posty
FINESTRO sp. z o.o.
ul. Jesionowa 15,
40-159 Katowice
NIP: 6343023713,
KRS: 0001035942;
REGON: 525307249
© Finestro sp. z o.o.
Zakres Usług
Kadry i Płace
Pełne księgi
KPiR
Doradztwo biznesowe
Outsourcing prawny
Założenie firmy
Finestro sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach jako instytucja obowiązana realizuje wszystkie ustawowe obowiązki wynikające z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, posiada procedurę zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
#biznes #finanse #podatki